Factura Electrónica, estratégica en la era digital

El avance de la tecnología ha traído consigo valiosos aportes los cuales han incidido de manera positiva en la productividad de las compañías, con procesos automatizados más integrados y eficientes. Y en este panorama de modernización y gestión del cambio, la Factura Electrónica contribuye significativamente a la simplificación y optimización de los procesos empresariales.

Este documento electrónico “cumple, en todas las situaciones y ante todos los actores, los mismos propósitos que una factura en papel, tanto para las emisiones y receptores, como para terceros interesados; dicho de otra forma, es un documento que registra operaciones comerciales de una entidad en forma electrónica, cumpliendo los principios de autenticidad, integridad y legibilidad en todas las situaciones que aplique y ante todos los actores del proceso, en los ámbitos comercial, civil, financiero, logístico y, ciertamente, tributario”, acorde con la definición planteada por el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias – CIAT y el Banco Interamericano de Desarrollo – BID en su libro, Factura Electrónica en América Latina.

Un mundo de oportunidades

Para todo tipo de empresas, independientemente de la clasificación a la cual pertenezcan, la implementación de la Factura Electrónica abre todo un mundo de posibilidades, no solo en la optimización de sus operaciones productivas basadas en el “core” de sus negocios, sino en alternativas diferentes de repensar procesos de interacción con clientes y proveedores.

A nivel tecnológico, convertirá la gestión documental en electrónica, los empresarios dejarán de hacer procesos actualmente físicos, basados en papel, para volverlos electrónicos, donde tendrán mejor trazabilidad y control de todas sus operaciones. Esto también transformará la manera de gestionar, utilizar y controlar la información, facilitando el relacionamiento con sus audiencias de interés y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

A pesar de que la Factura Electrónica fue creada legalmente en Colombia desde 1995 (Ley 223 de 1995), solo hasta 2007 fue definido un primer modelo (Decreto 1929 de 2007), modificado posteriormente en 2014 y normas subsiguientes (Decreto 2242 de 2015), con elementos técnicos y formales que la hicieron más interoperable. La última reforma tributaria (Ley 1819 de 2016), estableció algunos lineamientos a seguir en los próximos años, y le dio mandato al ejecutivo, para reglamentar las condiciones para su implementación.

1 de enero de 2019: fecha clave

De lo cual se desprende que el verdadero despegue de su adopción y masificación se ha dado en los años recientes.

De acuerdo con cifras de la DIAN, desde marzo de 2017 a la fecha, la entidad registra cerca de 14.000 empresas facturando electrónicamente, las cuales han emitido más de 15 millones de facturas de alrededor de 2´700 mil adquirientes, cuyo valor supera los $ 112 billones de pesos.

De los grupos descritos como obligados a facturar electrónicamente por la autoridad tributaria, se encuentran: Alrededor de 1.300 que lo venían haciendo con fundamento en el Decreto 1929 de 2007, y luego adoptaron el nuevo modelo (Resolución 072 de 2017 de la DIAN); en febrero del presente año se incluyeron los grandes contribuyentes (Resolución 010 de 2018 de la DIAN), más de 3.533 que corresponden a las 2/3 partes de la facturación del IVA del país[1].

Aun así, existe un universo de alrededor de 400mil contribuyentes responsables de IVA e Impoconsumo que deben empezar a facturar electrónicamente a partir del próximo 1 de enero de 2019.

Por tanto, es fundamental que las empresas, en especial la micro, pequeñas y medianas, agilicen sus esfuerzos para implementar la facturación electrónica, y sobre todo, aprovechen esta oportunidad para cimentar o fortalecer sus capacidades tecnológicas, mejorando así su estructura productiva y creando ventajas competitivas.

Las empresas de la economía digital

Como lo evidenció recientemente Raúl Katz, director de Estudios de Estrategia Corporativa en el Columbia Institute for Tele-information de la Universidad de Columbia (Nueva York), “Colombia ha hecho un buen trabajo en digitalización de su economía en los últimos 15 años, tanto que ya se parece más a un país de la Ocde que a uno latinoamericano”, y en ese orden de ideas, las empresas están llamadas a participar activamente en el robustecimiento de la economía digital.

Operar procesos de transformación digital, mencionó el experto mundial, puede prevenir riesgos a las compañías “por un lado, el riesgo de que los competidores se digitalicen por lo tanto lo desplacen, y por el otro lado, el riesgo disruptivo, de pronto aparezcan jugadores que están completamente virtualizados o digitalizados y que compitan directamente. Entonces la industria tradicional está atacada desde dos perspectivas”[2].

Las empresas pueden desarrollar su software para facturar electrónicamente, el cual debe cumplir con las condiciones técnicas de expedición (generación – entrega), recibo, rechazo y conservación de la Factura Electrónica. Pero, de igual forma tienen la opción de seleccionar uno de los 61 proveedores tecnológicos que a la fecha están autorizados por la entidad.

De otro lado, y pensando en apoyar especialmente a las Mipyme, la DIAN dispone de un servicio Web Gratuito que permite la expedición de la Factura Electrónica, así como la generación de notas débito y crédito sin ningún límite. El desarrollo de esta solución repercute en la disminución de costos y aumento de la productividad para las Mipyme.

Grandes beneficios

De acuerdo al Estudio del Centro Interamericano de Administraciones Tributarias CIAT, realizado entre 2015 y 2016, el ciclo de una factura equivalía a US$0,88, es decir: $2.552 pesos[3]. En el momento, los empresarios que han adoptado este sistema de facturación, han visto una disminución en sus costos hasta del 69% (US$0,28 = $840 pesos). El mismo estudio previó que una vez masificada la Factura Electrónica en la totalidad del aparato productivo nacional, se reducirá hasta en un 80% (US$0,18 = $522 pesos).

A nivel macro, nuestro país será el mayor beneficiado, porque la masificación de la herramienta permitirá el reporte inmediato de las operaciones, generando una disminución en los niveles de evasión y con ello un aumento en el recaudo. Así lo evidencian estudios publicados, respecto de los resultados de las administraciones tributarias de Uruguay, Ecuador y Argentina, realizados con el apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo – BID.

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[1] Fuente: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Datos con corte a octubre 8 de 2018.

[2] Fuente: Diario Portafolio, “Empresa que no se digitalice, corre el riesgo de desaparecer”, octubre 9 de 2018, Sección Innovación.

[3] Con cálculo del valor del dólar a $ 2.900 pesos.